Dlaczego właściciele firm toną w zadaniach?
Każdy, kto prowadzi firmę, zna to uczucie – lista zadań, która nigdy się nie kończy. Zaczynasz dzień z planem, ale kończysz go z poczuciem, że zamiast pracować nad rozwojem, spędziłeś godziny na drobiazgach. Obsługa maili, szybkie poprawki w materiałach, drobne sprawy księgowe – wszystko wydaje się ważne, ale czy naprawdę wpływa na wzrost Twojego biznesu?
Tu właśnie pojawia się zasada Pareto w biznesie, która mówi jasno: nie wszystkie działania są sobie równe. Większość efektów w Twojej firmie pochodzi z niewielkiej części Twoich wysiłków. Jeśli nauczysz się je rozpoznawać i koncentrować właśnie na nich, możesz zrobić krok milowy w stronę skalowania biznesu.
Czym właściwie jest zasada Pareto w biznesie
Zasada Pareto, znana też jako reguła 20/80, wywodzi się z obserwacji włoskiego ekonomisty Vilfreda Pareto, który zauważył, że 20% populacji posiadało 80% majątku. Z czasem regułę tę zaczęto stosować w wielu dziedzinach – od ekonomii po zarządzanie projektami. W biznesie sprawdza się szczególnie dobrze, bo pokazuje, że nie wszystkie działania mają taki sam wpływ na wyniki.
Wyobraź sobie, że analizujesz sprzedaż w swojej firmie i okazuje się, że 20% klientów odpowiada za 80% przychodów. Albo że 20% ofert handlowych generuje większość podpisanych kontraktów. To nie przypadek – to właśnie Pareto w praktyce.
W kontekście właściciela firmy oznacza to konieczność zadania sobie pytania: które moje działania dają największy zwrot i powinny być absolutnym priorytetem, a które można zlecić komuś innemu?
Wąskie gardło w firmie – jak przedsiębiorca blokuje własny rozwój
Na początku prowadzenia biznesu naturalne jest to, że robisz wszystko sam. Tworzysz oferty, obsługujesz klientów, montujesz wideo, projektujesz grafiki, ustawiasz reklamy, a nawet wystawiasz faktury. Wydaje się, że dzięki temu oszczędzasz pieniądze, ale prawda jest odwrotna – płacisz największą cenę, bo Twój czas, energia i uwaga są ograniczone.
To właśnie wtedy przedsiębiorca staje się wąskim gardłem. Firma nie rozwija się tak szybko, jak mogłaby, bo wszystkie procesy czekają na decyzje szefa. Nie chodzi o to, że zespół jest zbyt mały – chodzi o to, że właściciel nie potrafi odpuścić i wyznaczyć priorytetów przedsiębiorcy.
Badania prowadzone przez Leanpassion pokazują, że przeciętny pracownik efektywnie pracuje tylko przez niecałe 3 godziny dziennie, a reszta czasu przepada na rozproszenia i czynności o niskiej wartości (Leanpassion – Zarządzanie czasem a produktywność pracownika). Jeśli więc właściciel firmy dodatkowo zajmuje się wszystkim sam, ryzyko stania się wąskim gardłem dla własnej organizacji rośnie wykładniczo.
Produktywność przedsiębiorcy a zasada Pareto
Produktywność przedsiębiorcy to nie liczba godzin spędzonych w biurze, lecz jakość decyzji i działań podejmowanych w ciągu dnia. Zasada Pareto podpowiada, że zamiast próbować kontrolować każdy szczegół, warto zainwestować energię w kilka kluczowych obszarów, które naprawdę robią różnicę.
Przykład: właściciel, który spędza połowę dnia na poprawkach w grafikach, popełnia błąd. To zadanie może zrobić grafik, być może nawet lepiej. Natomiast jeśli ten sam właściciel przeznaczy ten czas na rozmowę z potencjalnym partnerem strategicznym, może przynieść firmie kilkukrotnie większy zwrot. Tu pojawia się pytanie: co powinno należeć do Twoich 20%?
Jak znaleźć swoje 20% działań
Największym wyzwaniem w stosowaniu zasady Pareto w biznesie nie jest sama teoria, ale praktyka. Jak rozpoznać, które działania faktycznie generują większość efektów?
- Analiza finansowa – sprawdź, które produkty, usługi czy klienci przynoszą najwięcej przychodów. Bardzo często okazuje się, że duża część wysiłków idzie na obsługę klientów, którzy nie generują proporcjonalnych zysków.
- Mapa dnia przedsiębiorcy – przez tydzień zapisuj wszystkie swoje działania i oceń, które naprawdę przybliżyły Cię do celów strategicznych, a które były tylko „zjadaczami czasu”.
- Feedback zespołu – zapytaj swoich pracowników, jakie zadania mogliby przejąć, gdybyś im zaufał. Często to oni lepiej widzą, gdzie się blokujesz.
- Ocena kompetencji – zastanów się, które działania wykonujesz najlepiej i które mają największą wartość. Resztę można oddać.
To proces, który wymaga autorefleksji, ale im szybciej go przejdziesz, tym szybciej poczujesz, że odzyskujesz kontrolę nad swoim czasem.
Priorytety przedsiębiorcy – co naprawdę powinno zostać u Ciebie
Według zasady Pareto, priorytety przedsiębiorcy powinny skupiać się na obszarach strategicznych. To są działania, które tylko Ty możesz wykonać i które realnie przesuwają firmę do przodu.
- Kierunek – to Ty decydujesz, dokąd idzie firma. Nikt inny nie zrobi tego za Ciebie.
- Strategia – budowanie koncepcji rozwiązań dla klientów i rozwój oferty.
- Relacje – rozmowy z kluczowymi partnerami, inwestorami, klientami. To one otwierają drzwi do nowych możliwości.
- Analiza – regularne sprawdzanie danych i finansów. Tylko właściciel ma pełną odpowiedzialność za decyzje wynikające z liczb.
- Budowanie marki – nagrania, publikacje, networking. To przyciąga ludzi i klientów, a także wzmacnia Twoją pozycję na rynku.
Co można i trzeba oddać
Delegowanie zadań to jeden z największych kroków w stronę efektywnego zarządzania. Zasada Pareto w biznesie jasno wskazuje, że większość obowiązków daje niewielki efekt, dlatego warto je oddać zespołowi. Dzięki temu możesz skupić się na priorytetach przedsiębiorcy, które naprawdę rozwijają firmę.
Obsługa klienta, project management, grafiki, montaż, reklamy, fakturowanie – to wszystko może zrobić ktoś z zespołu lub freelancer. Ty masz być liderem, nie „człowiekiem od wszystkiego”.Badania publikowane w Studium Przedsiębiorczości jasno wskazują, że przedsiębiorcy, którzy uczą się odpuszczać mniej istotne obowiązki, szybciej rosną i zyskują spokój wewnętrzny, bo ich energia nie jest rozpraszana na dziesiątki mało znaczących aktywności.
Delegowanie jako fundament zasady Pareto
Oddanie 70% zadań nie oznacza utraty kontroli – oznacza zyskanie przestrzeni na rzeczy naprawdę istotne. W praktyce wygląda to tak, że właściciel odzyskuje kilkanaście godzin tygodniowo, które może przeznaczyć na rozwój biznesu.
Przykład: przedsiębiorca, który zamiast samemu wystawiać faktury, oddaje to księgowej, zyskuje czas na spotkanie z potencjalnym partnerem. Z punktu widzenia zasady Pareto, wartość takiego spotkania jest nieporównywalnie większa niż oszczędność wynikająca z samodzielnego wypełnienia faktury.
Badania nad multitaskingiem i efektywnością
Warto w tym miejscu odwołać się do badań psychologicznych, które jasno pokazują, że wielozadaniowość nie jest sprzymierzeńcem przedsiębiorcy. Eksperci z serwisu iPsychologia podkreślają, że multitasking nie zwiększa efektywności – przeciwnie, obniża produktywność i podnosi poziom stresu. Podobne wnioski płyną z analiz opublikowanych na Uniwersytecie Jagiellońskim, gdzie wskazano, że każda przerwa w pracy i przełączanie uwagi powoduje utratę nawet kilkunastu minut pełnej koncentracji.
Jeśli więc właściciel firmy spędza dzień na przeskakiwaniu między skrzynką mailową, telefonami a poprawkami graficznymi, jego realna efektywność spada dramatycznie. Zasada Pareto w biznesie przypomina, że tylko jasne określenie priorytetów przedsiębiorcy i konsekwentne delegowanie mniej istotnych zadań pozwala zachować fokus na działaniach, które faktycznie rozwijają firmę.
Zasada Pareto w marketingu i sprzedaży
Nie trzeba daleko szukać przykładów. W marketingu często okazuje się, że 20% treści generuje większość ruchu organicznego i klientów. Jeśli więc tworzysz dziesiątki postów, ale tylko nieliczne mają realny wpływ, warto je analizować i rozwijać, zamiast rozpraszać się na wszystko.
Podobnie w sprzedaży – bardzo często 20% klientów generuje lwia część przychodów. Skupienie się na obsłudze tych kluczowych partnerów i budowanie z nimi długoterminowych relacji może przynieść znacznie lepsze efekty niż próby „bycia dla wszystkich”.
Zasada Pareto jako filozofia przywództwa
Stosowanie reguły 20/80 to nie tylko narzędzie analizy. To filozofia pracy właściciela firmy. Zamiast mierzyć swoją wartość liczbą zadań, zaczynasz patrzeć na jakość efektów.
To zmiana mentalności – od bycia pracownikiem we własnej firmie do roli lidera, który rozumie, czym jest zasada Pareto w biznesie. Właściciel, który umie ustalić właściwe priorytety przedsiębiorcy, koncentruje się na strategii, wizji i decyzjach kluczowych zamiast na zadaniach operacyjnych.
Twoje 20% to przyszłość Twojej firmy
Zasada Pareto w biznesie pokazuje, że prawdziwa siła przedsiębiorcy tkwi nie w tym, ile rzeczy zrobi, ale w tym, które rzeczy wybierze. To właśnie wybór priorytetów decyduje o sukcesie.
👉 Jeśli chcesz rozwijać firmę, musisz odważyć się oddać większość obowiązków i skoncentrować się na tych kilku działaniach, które przynoszą największe efekty. To właśnie Twoje 20%.
